Azért különösen érdekes téma ez, mert ezt már mindenki tudja. Tervezni mindenki tud. Csak az időt és az energiát nem szereti ráfordítani.
Sajnos a “fejben megvan minden” hozzáállás eredménye pontosan az, hogy valójában az eredmények is csak fejben lesznek meg. Ez tipikusan az a problémakör, hogy annyira egyszerű a megoldás, hogy kevesen veszik komolyan. Mert amit egyszerű megtenni, egyszerű nem-megtenni is.
Ha eredményt akarunk, akkor bizony a tervezésbe is időt kell fektetni. Abraham Lincoln azt mondta: “Ha 8 órám lenne egy fa kivágására, 6 órát a fejszém élesítésére fordítanék”.
Tapasztalatom szerint a legtöbben ott csúsznak meg, hogy annyira komplex terveket szőnek, ha már nekiállnak tervezni, hogy magában a tervezésben vesznek el. A többség viszont egyáltalán nem is tervez. 🙁
Ezzel szemben néhány egyszerű szempont figyelembevételével kiugró eredményeket lehet elérni.
Néhány szabály a tervezéskor:
  • Konkrét időtávokra tervezzünk. Még akkor is, ha nem tudjuk, hogy ez így valóban teljesülni fog-e. Mivel ez egy átfogó időszak, elég egyelőre nagy vonalakban terezni és a végeredményre fókuszálni. A hosszabb távú tervek kijelölik az irányt. Sokkal egyszerűbb úgy dolgozni, hogy – mint a tengeri navigáció során a csillagok vagy a part közelében a világítótornyok – mutatják az utat. Amennyiben megfelelő célokat tűztél ki, ezek élveznek majd prioritást. Minden más csak ez után jöhet – különben mi értelme volt célokat kitűzni. A napi feladataidat már csinálod egyébként is.

 

  • A cél meghatározása után elkezdhetjük a mérföldkövek megtervezését. Ezek azok a jelentős részeredmények, melyek teljesülése feltétlen szükséges a végcél eléréséhez. Ezek fognak segíteni abban, hogy tudjuk, pontosan milyen feladatok tartoznak egy-egy nagyobb célhoz. Azt is el tudjuk ezek alapján dönteni, hogy az adott tevékenység prioritást élvez vagy sem. Idő szempontjából pedig koncentráljunk akkora időszakra, amit felelősséggel átlátunk, amit viszonylag egyszerűen tudunk befolyásolni, az eredmények, változások és a szükséges beavatkozások is mind könnyen értelmezhetőek ilyen idő-intervallumban. Ez pedig tapasztalat alapján egy negyedév. Három hónap alatt nem csak az eredményeket tudjuk kontroll alatt tartani, hanem az esetleges változtatásokat is kézben tarthatjuk. 

 

  • Ha már a mérföldkövek és a negyedéve terv megvan, tulajdonképpen el is engedhetjük ezt az egész tervezést – hiszen már csak a folyamatokra kell figyelmet fordítanunk. És mindig csak a következő időszakra, arra van ugyanis hatásunk. A 90 napos tervet bontsuk le havi, majd azokat heti tervekre – így egészen biztos, hogy minden lényeges feladat bekerül a naptárunkba. Ha a naptárunk szent és sérthetetlen, akkor nem okoz majd különösebb nehézséget a tervek betartása sem. Igen, tudom, hogy bármi közbejöhet (és jön is), ezért szükséges az alapos – immár rövid, átlátható időszakok – tervezése. A havi feladatok heti lebontása sem elég: tapasztalatom szerint még így is túl nagy és túl általános feladatokat határozunk meg. Fontos, hogy egészen konkrét, napokra, sőt órákra lebontható feladatok legyenek a naptárunkban. Így a valós időigényét kell felmérni és hozzárendelni a részfeladatokhoz.

 

  • Tipikus probléma, hogy nem hagyunk időt a tervezésre, a módosításokra, a felülvizsgálatra. Amikor a mérföldköveket kitűztük, nem láthattuk, hogy miként fognak a tényleges részfeladatok módosulni, milyen akadályok gördülnek majd az utunkba, milyen problémák merülhetnek föl – vagy hogy éppen sokkal gyorsabban haladunk a megvalósítással, mint az eredetileg gondoltuk. Ilyenkor van nagy jelentősége a felülvizsgálatra, tervezésre elkülönített rendszeres időnek. Ha ezt valóban időről időre elvégezzük, akkor nem kell túl sok időt tölteni ezzel sem. Amikor azonban ez rendszertelen, akkor olyan, mintha minden alkalommal nulláról kezdenénk az egész folyamatot. Ez pedig egészen biztosan annak is kedvét szegi, aki eredetileg elkötelezett volt a cél megvalósítása mellett. Tervezzünk be tehát konkrét időt a felülvizsgálatra és a tervek módosítására. 

 

 

  • “Rinse and repeat” – mondja az angol, azaz vonjuk le a tanulságokat és alkalmazzuk azt, ami ebből hasznunkra vált KIPRÓBÁLÁS UTÁN! És persze módosítsuk a tapasztalatainknak megfelelően. Könnyen lehet, hogy a mi célunk esetében csak havonta egyszer vagy háromhetente van érdemi előrelépés a folyamatokban. Ekkor nyilván ennek megfelelően tűzzük ki a felülvizsgálati/újratervezési időpontokat. Általánosságban azonban sokkal gyakoribb, hogy napi szinten úszik el a megvalósítás. Ráadásul szokássá tenni mindezt nem is olyan egyszerű. Ehhez érdemes ténylegesen napirenden tartani a feladatok priorizálását, mérlegelését és elvégzését. Élvezzük az elért eredményeket és lehetőség szerint ünnepeljük is meg! Erősítsük meg a siker érzését – kemény munka áll mögötte.
 Ha ezeket betartod, látni fogod, hogy mennyivel egyszerűbb lesz kézben tartani a feladataidat. Mindig el fognak sodorni a tűzoltani való dolgok, ha nem tervezel tudatosan és nem különítesz el időt arra, hogy tervezz és újratervezz.
Van ehhez egy remek segédeszközöm is, amit éppen ezeknek az elveknek megfelelően készítettem el. A Fókusznapló elején részletes leírást olvashatsz arról, hogy hogyan érdemes célokat kitűzni és miért. De az igazán nagy segítség ez után következik: találsz egy negyedéves, kétféle havi tervezőt, valamit egy heti tevékenységösszesítőt is.
De még ezzel sem hagylak magadra: 90 napon át írhatod a napi teendőidet (szigorúan priorizálva!) a Fókusznaplódba, hogy mindig szem előtt legyen a cél.
Ha tetszett – egyrészt próbáld ki a Fókusznaplót, másrészt oszd meg másokkal is, mert bár látszólag egyszerű dolog ez, mégis a legtöbben itt csúsznak le az eredményekről.
Jó tervezést és megvalósítást!