Mégis hol száll el a nagyon jól átgondolt év eleji tervezésünk és célkitűzésünk?
Amikor év végén összegzünk és visszatekintünk az elmúlt évre, sokszor döbbenten tapasztaljuk meg, hogy a tényleges eredményeink nem mindig vannak köszönő viszonyban azzal, amit év elején olyan jól elterveztünk. Volt benne sok remek gondolat, de annyi minden szólt közbe és változott meg az év során, hogy komoly nyomozómunka kellene ahhoz, hogy rátaláljunk az igazi okra vagy okokra.
Pedig ez viszonylag egyszerű.
Év elején megvannak a sarokszámok, a tervek, az elképzelések, tudjuk, hogy mivel lennénk elégedettek, milyen forgalmat, profitot, növekedést akarunk elérni. Mivel profin tervezünk, tudjuk, hogy ezeket a célokat SMART elvek alapján érdemes megterveznünk.
Januárban még minden kerek, megvannak a pontos, mérhető, elérhető, időhöz kötött célok! Hurrá!
Aztán elmegyünk az első konferenciára, ahol bevezetnek minket a csodák birodalmába, és szembesülünk azzal, hogy ha igazán sikeresek akarunk lenni, akkor egyetlen dologra kell figyelnünk, de arra aztán nagyon. Hopp, most minden figyelmünk arra fog majd menni.
Egészen addig, amíg a második előadó a második csodamódszerrel meg nem ismertet minket, majd a harmadik a harmadikkal …. és így tovább.
Majd persze találkozunk még átütő módszerekkel online, offline, tanácsadóknál, üzleti klubokban, könyvekben, gyakorlatilag mindenhol.
Kicsit fókuszt vesztünk, de nem gond, mert messze még az év vége, annyi mindennel lehet kiugró eredményeket elérni.
Egyik apró kis probléma ezzel a dologgal, hogy hirtelen egyre több módszer lesz fontos, mindet meg akarjuk csinálni, mind bekerül a fontos/sürgős dobozba. A prioritási listánkon minden top prioritásként jelenik meg – azaz semmi sem lesz elég fontos ahhoz, hogy teljes figyelmet kapjon.
Másik apró kis probléma a rendszerben, hogy legjobb szándékunk ellenére sem látjuk át a 365 napot. Nem tudjuk, hogy milyen változások következnek be. Elég egyetlen törvényi szabályozás, vagy a FB algoritmusában bekövetkező változás, vagy egyéb környezeti változás, egy új konkurens cég megjelenése, vagy valamelyik partner kivonulása, megszűnése – és máris oda a remek kis tervünk, amit év elején megalkottunk, aztán elégedetten hátradőltünk és elengedtünk.
Amikor túrázol, tudod ugyan, hogy hová akarsz eljutni, de magad előtt az utat csak az első dombig látod. Sejted, hogy mi van a domb mögött, de látni nem látod. A dombtetőig viszont egész jól fel tudod térképezni az utadat, tudod, hogy hol lesznek nehézségek, hol lesz kicsit könnyebb, mire számíthatsz, hogy kell beosztanod az időd és az erőd.
Valahogy így működik az emberi agy is: a horizontja nagyjából 90 nap. Három hónapos tervezésben, kivitelezésben remekül tud működni, ez az az időtáv, ami visszacsatolási idő, motiváció szempontjából is kiválóan működik.
Az éves célkitűzés során természetesen kitűzzük a mérföldköveket is – minimálisan a negyedéveseket és a félévest – de ezen a ponton nem célszerű magára hagyni a folyamatot. Az első negyedévet nagyon részletesen érdemes megtervezni: a három hónap egyedi céljait heti célokra bontani. Minél közelebb van hozzánk időben a cél, annál részletesebben tudjuk betervezni a naptárunkban.
A tapasztalatom az, hogy ami nem szerepel a naptárban elkülönített idővel, az nagy valószínűséggel nem is valósul meg.
Ilyenkor persze már látszik, hogy a hány feladatnak vagy projektnek kell beleférnie az adott negyedévbe, milyen mérföldkövek garantálják a sikeres megvalósulást, és ez havi bontásban hogy jelenik meg.
Érdemes ezt ténylegesen végigcsinálni, mert a “fejben már nagyjából már megvan” készültség fok pontosan semmit sem jelent. Mindig túlbecsüljük, hogy egy év alatt mire vagyunk képesek, és alulbecsüljük azt, hogy hároméves távlatban mit tudunk elérni.
Ez a túlvállalás jelenti a legnagyobb frusztrációt egy üzletember életében – kezdődik a tányérpörgetés mesterfokon.
Mindenhol azt hallod, hogy legyen 10 éves, 5 éves, éves terved. Legyen. Csakhogy nehéz abból erőt meríteni, hogy ránézel a 10 év múlva esedékes célodra, és azt látod, hogy piszok messze van. Egyelőre itt ülsz a semmi közepén, a feladathalomban, és hiába vizualizálod, hogy milyen csodás dolgok történnek meg veled évek múlva, most kell felgyűrni az ingujjat, most kell nekilendülni valaminek, ami melós is, macerás is, és igazából a csuda sem tudja, hogy a sok feladatból melyiket kellene csinálni. A legtöbb projekt nem valósul meg, mert a teljes feladat óriási, rengeteg részfeladatból áll, ezért nagyon is elrettentő, így soha nem érünk a végére: belekapunk ebbe, belekapunk abba, de végülis egyetlen részfeladatot sem csinálunk végig, mert mindig van egy másik, sokkal fontosabbnak tűnő részfeladat.
Feltételezve, hogy egy részfeladat vagy projekt teljesüléséhez négy időegység szükségeltetik (azaz négy alkalommal kell vele foglalkoznunk) átlagosan, többnyire így néz ki egy tipikus hónap:
  1. hét: nekilátunk a projektünknek (A) hétfőn, kedden viszont csináljuk a másik nagyon fontos projektet (B), szerdán a hirdetéseinkre koncentrálunk (C), míg csütörtökön csak az ügyfélkapcsolatainkon dolgozunk (D) és pénteken végre nekifogunk a honlapunk megújításának (E).
  2. hét: te jó ég: nem haladtam semmit a fő projektemmel (A), ezért most aztán mindent beleadok, kedden viszont eszembe jut a hétvégén olvasott cikk, ami rámutat, hogy sehová sem fogok haladni, ha nem kezdek bele ebbe az új technikába (F) szerdán természetesen folytatom a másik nagyon fontos projektemet (B), csütörtökön még nem veszítem el a fonalat és jöhet a hirdetésekkel a munka (C), pénteken viszont teljesen egyértelmű, hogy azzal is foglalkoznom kell, amivel megkerestek (G)
  3. hét: folytatom a (G) projektet, kedden viszont tüzet kell oltanom, mert bár elkezdtem a (D) projektet, mégsem léptem vele előre, úgyhogy most ez van a fókuszban, így szerdán megint mehet az (E) projekt, csütörtökön viszont nem hagy nyugodni az az új lehetőség, amit az online oktatáson hallottam, úgyhogy most inkább a (H) feladatot csinálom, mert az olyan izgalmas, cserébe jó nagy elmaradásom van (A)-val, így pénteken azt folytatom
  4. hét: (D), (I), (J), (K) és végül egy kis (C)
  5. hét: (I), (F), (G), (E), (B)
Ami azt eredményezi, hogy öt hét elteltével egész pontosan 0 projektünk van készen, ennyit zárhatunk le jó érzéssel, és fordíthatjuk teljes figyelmünket a következőre.
Rendkívüli módon demotiváló.
Hétfő
Kedd
Szerda
Csütörtök
Péntek
  1. hét
A
B
C
D
E
  1. hét
A
F
B
C
G
  1. hét
G
D
E
H
A
  1. hét
D
I
J
K
C
  1. hét
I
F
G
E
B
Ha azonban tervezéssel kezdtünk, és tudjuk, hogy melyik feladatunk hozza a legnagyobb változást, éri el a legnagyobb hatást a munkánkban, akkor azt az egy feladatot kiválasztva és végigcsinálva, majd a következőre rátérve egy egészen más szintű eredményt érhetünk el.
Az (A) projekt végigvitelével – és az összes többi, kisebb hatású  projekt hátrébb sorolásával már az első héten le tudjuk zárni az első feladatsorunkat, ami nem csak kézzel fogható eredményt produkál, de óriási lökést is ad. Következhet a (B) feladat, majd annak végeztével a (C) – és így tovább.
Hétfő
Kedd
Szerda
Csütörtök
Péntek
  1. hét
A
A
A
A
B
  1. hét
B
B
B
C
C
  1. hét
C
C
D
D
D
  1. hét
D
E
E
E
E
  1. hét
F
F
F
F
Ezzel a hozzáállással egy új dimenzió nyílik meg hatékonyság tekintetében.
Természetesen tisztában vagyok azzal, hogy “persze, másnak lehet, hogy ez megy, de az én helyzetem teljesen más….” Az én coachom az szoktam mondani, hogy “Sorry to tell you but you are not a special snowflake…” – azaz nem vagy annyira különleges, mint gondolnád. A típusproblémák az esetek 80%-ában azonosak, de személyes érintettségünk okán nagyon nehéz objektíven megítélni ezeket.
Összegezve tehát:
– legyen egy lineáris, egész évre szóló terved
– bontsd le mérföldkövekre
– negyedéves bontásod is legyen
– mindig a következő 90 napra fókuszálj – figyelembe véve a mérföldköveket és a helyzetnek megfelelően módosíts, ha szükséges
– a részletekbe menő tervezést minden hónap végén csináld meg a következő 3 hónapra – i.e. folytass gördülő tervezést
– az a feladatot, ami a legnagyobb hatással van a céljaidra, vidd végig, amíg nem éred el a kívánt eredményt
– csak a feladat lezárása után kezdj új feladatba
– a tányérpörgetés nagyon látványos, de kevéssé eredményes
– sokkal kevesebb dolog fontos annyira, mint amennyire elsőre látszik.
Ha szeretnéd kézben tartani a negyedéved, látogasd meg a Fókusznapló oldalt!
Sikeres projekt-alapú tervezést!
Ha tetszett, oszd meg másokkal is!